Microsoft Office пакетінде деректер базасын құру және онымен жұмыс істеу үшін арнайы бағдарлама бар - Access. Дегенмен, көптеген пайдаланушылар осы мақсат үшін оларға таныс қолданбаны пайдалануды қалайды - Excel. Бұл бағдарламада толыққанды дерекқорды (БҚ) құрудың барлық құралдары бар екенін атап өткен жөн. Мұны қалай істеуге болатынын білейік.
Жасау процесі
Excel дерекқоры - парақтың бағандарында және жолдарында таратылатын ақпараттың құрылымдық жиынтығы.
Арнайы терминологияға сәйкес деректер базасының жолдары аталды «жазбалар». Әрбір жазба жеке нысан туралы ақпаратты қамтиды.
Бағандар шақырылады «өрістер». Әрбір өріс барлық жазбалар үшін бөлек параметрді қамтиды.
Яғни, Excel бағдарламасындағы кез-келген дерекқордың рамкасы тұрақты кесте болып табылады.
Кестені құру
Мәселен, бірінші кезекте кесте жасау керек.
- Дерекқордың өрістерінің (бағандарының) тақырыптарын енгізіңіз.
- Дерекқор жазбаларын (жолдарды) толтырамыз.
- Деректер базасын толтырамыз.
- Дерекқор толтырылғаннан кейін, біз өз қалауымыз бойынша ақпаратты (шрифт, шекаралар, толтыру, таңдау, ұяшыққа қатысты мәтіндік ереже және т.б.) пішімдейміз.
Бұл дерекқордың негізін құруды аяқтайды.
Сабақ: Excel бағдарламасында электрондық кестені қалай жасауға болады
Дерекқор төлсипаттарын тағайындау
Excel кестені ұяшықтар ауқымына ғана емес, дерекқор ретінде қабылдай алу үшін тиісті атрибуттарды тағайындау керек.
- Қойындыға өтіңіз «Деректер».
- Кестенің бүкіл ауқымын таңдаңыз. Тышқанның оң жақ батырмасын басыңыз. Мәтінмәндік мәзірден түймені басыңыз «Ат тағайындаңыз ...».
- Графикте «Аты» дерекқорға қоңырау шалғымыз келетін атауды көрсетіңіз. Міндетті түрде, бұл атау хатпен басталуы керек және кеңістік болмауы керек. Графикте «Ауқым» Кесте аумағының мекен-жайын өзгерте аласыз, бірақ оны дұрыс таңдасаңыз, мұнда ештеңені өзгертудің қажеті жоқ. Қажет болған жағдайда, жазбаны бөлек өрісте көрсетуге болады, бірақ бұл параметр міндетті емес. Барлық өзгертулер енгізілгеннен кейін түймесін басыңыз. «ОК».
- Түймешікті басыңыз «Сақтау» терезенің жоғарғы жағында немесе пернелер тіркесімін теріңіз Ctrl + S, дерекқорды қатты дискіде немесе компьютерге жалғанатын тасымалдағышта сақтау үшін.
Бұдан кейін дайын деректер базасы бар деп айта аламыз. Оған қазір де ұсынылғандай, тіпті онымен жұмыс істеуге болады, бірақ көптеген мүмкіндіктер жойылады. Төменде дерекқорды неғұрлым функционалды етуге болатындығын түсіндіреміз.
Сұрыптау және сүзгілеу
Деректер базасымен жұмыс істеу, бірінші кезекте, жазбаларды ұйымдастыру, таңдау және сұрыптау мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Бұл функцияларды біздің дерекқорға қосайық.
- Тапсырысты рәсімдеуге болатын өріс туралы ақпаратты таңдаңыз. Қойындысындағы таспада орналасқан «Сұрыптау» түймесін басыңыз «Деректер» құралдар блогында «Сұрыптау және сүзгілеу».
Сұрыптауды кез-келген параметр бойынша орындауға болады:
- алфавиттік атауы;
- күн;
- нөмірі және т.б.
- Келесі терезе сұрыптауға немесе автоматты түрде кеңейтуге арналған таңдалған аймақты пайдалануды сұрайды. Автоматты кеңейтуді таңдап, түймесін басыңыз. «Сұрыптау ...».
- Сұрыптау параметрлері терезесі ашылады. Алаңда «Іріктеу» ол жүргізілетін өрістің атауын көрсетіңіз.
- Алаңда «Сұрыптау» ол қалай орындалатындығын анықтайды. Дерекқор үшін ең жақсы таңдау - таңдау «Мәндер».
- Алаңда «Тапсырыс» Сұрыптау жүргізілетін тәртіпті көрсетіңіз. Ақпараттың әр түрлі түрлері үшін әр түрлі мәндер осы терезеде көрсетіледі. Мысалы, мәтіндік деректер үшін бұл мән болады «A-дан Z» немесе «Z to A», ал сандық үшін - «Өсуі» немесе «Кему бойынша».
- Бұл міндетті қамтамасыз ету маңызды «Менің деректерімтегі тақырыптар бар» шоқ болды. Егер жоқ болса, онда сізге қою керек.
Барлық қажетті параметрлерді енгізгеннен кейін түймесін басыңыз «ОК».
Осыдан кейін, дерекқордағы ақпарат көрсетілген параметрлерге сәйкес сұрыпталады. Бұл жағдайда біз кәсіпорынның қызметкерлерінің есімдері бойынша сұрыптадық.
- Excel дерекқорында жұмыс істеу кезінде ыңғайлы құралдардың бірі автоматты сүзгі болып табылады. Дерекқордың бүкіл ауқымын және параметрлер блогында таңдаңыз «Сұрыптау және сүзгілеу» батырмасын басыңыз «Сүзгі».
- Көріп отырғаныңыздай, осыдан кейін иконкалар өрістердің инверттелген үшбұрыш түріндегі атауы бар ұяшықтарда пайда болды. Мәні сүзуге болатын бағанның белгішесін басыңыз. Ашылған терезеде біз жасырғымыз келетін жазбалардан осы мәндерден құсбелгіні алып тастаймыз. Таңдау жасалғаннан кейін түймесін басыңыз. «ОК».
Көріп отырғаныңыздай, бұдан кейін кестеден шығатын мәндерді қамтитын сызықтар кестеден жасырынған.
- Барлық деректерді экранға қайтару үшін сүзгілеу орындалатын бағанның белгішесін нұқыңыз және ашық терезеде барлық элементтердің алдында барлық құсбелгілерді белгілеңіз. Содан кейін түймесін басыңыз «ОК».
- Сүзгіні толығымен алып тастау үшін түймесін басыңыз. «Сүзгі» таспаға арналған.
Сабақ: Деректерді Excel бағдарламасында сұрыптаңыз және сүзіңіз
Іздеу
Егер үлкен дерекқор болса, онда ол арнайы құралдың көмегімен іздеуге ыңғайлы.
- Мұны істеу үшін қойындыға өтіңіз «Үй» және құралдар блогында таспаға арналған Өңдеу батырмасын басыңыз «Табу және бөлектеу».
- Қалаған мәнді көрсету қажет терезе ашылады. Осыдан кейін түймесін басыңыз «Келесі табу» немесе «Барлығын табу».
- Бірінші жағдайда белгілі бір мән бар бірінші ұяшық белсенді болады.
Екінші жағдайда, осы мәнді қамтитын ұяшықтардың бүкіл тізімі ашылады.
Сабақ: Excel бағдарламасында іздеуді қалай жасауға болады
Аумақтарды бекіту
Жазбалар мен өрістер атымен ұяшықты түзету үшін дерекқорды жасау кезінде ыңғайлы. Үлкен базамен жұмыс істегенде - бұл жай ғана алғышарт. Әйтпесе, қандай жолды немесе бағанды белгілі бір мәнге сәйкес келетінін көру үшін үнемі парақты айналдыруға тура келеді.
- Ұяшықты, жоғарыдағы және сол жақта түзету керек аумақты таңдаңыз. Ол тақырыптың оң жағында және енгізу аттарының оң жағында орналасады.
- Қойындыда болу «Көрініс» батырмасын басыңыз «Аймақты бекіту»құралдың тобында орналасқан «Терезе». Ашылмалы тізімде мәнді таңдаңыз «Аймақты бекіту».
Енді өрістер мен жазулардың есімдері деректер парағынан қаншалықты қисық болсаңыз да, әрдайым көз алдында болады.
Сабақ: Excel бағдарламасындағы аумақты қалай түзетуге болады
Ашылған тізім
Кестенің кейбір өрістері үшін пайдаланушылар жаңа жазбаларды қосу арқылы белгілі бір параметрлерді көрсете алады, сондықтан ашылмалы тізімді ұйымдастыру оңтайлы болады. Бұл дұрыс, мысалы, өріс үшін «Пол». Ақыр соңында, тек екі нұсқасы болуы мүмкін: ерлер мен әйелдер.
- Қосымша тізім жасаңыз. Ең ыңғайлы, ол басқа параққа қойылады. Онда ашылмалы тізімде пайда болатын мәндер тізімін көрсетеміз.
- Осы тізімді таңдап, тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз. Пайда болған мәзірде элементті таңдаңыз «Ат тағайындаңыз ...».
- Бізге таныс терезе ашылады. Тиісті өріске жоғарыда талқыланған шарттарға сәйкес атауды біздің ауқымымызға тағайындаңыз.
- Деректер базасымен параққа ораламыз. Ашылмалы тізім қолданылатын диапазонды таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Деректер». Біз батырманы басамыз «Деректерді тексеру»ол құралдар блогында таспада орналасқан «Деректермен жұмыс істеу».
- Көрінетін мәнді тексеру терезесі ашылады. Алаңда «Деректер түрі» қосқышты орнына орнатыңыз «Тізім». Алаңда «Көз» белгі қойыңыз "=" және одан кейін бірден бос орын болмаса, біз оны әлдеқайда жоғары берген ашылмалы тізімнің атауын жазыңыз. Осыдан кейін түймесін басыңыз «ОК».
Енді шектеу қойылған ауқымда деректерді енгізуге тырысқанда, нақты анықталған мәндер арасында таңдай алатын тізім пайда болады.
Егер осы ұяшықтарда ерікті таңбаларды жазуға тырыссаңыз, қате туралы хабар пайда болады. Сіз қайтып келіп, дұрыс жазба жасай аласыз.
Сабақ: Excel бағдарламасында ашылмалы тізімді қалай жасауға болады
Әрине, Excel деректер қорын құрудың мамандандырылған бағдарламаларына өз мүмкіндіктерінен төмен. Дегенмен, көп жағдайда деректер қорын құрғысы келетін пайдаланушылардың қажеттіліктерін қанағаттандыра алатын құрал бар. Excel бағдарламасының арнайы қосымшалармен салыстырғанда, қарапайым пайдаланушыларға қарағанда әлдеқайда жақсы екендігін ескере отырып, осыған байланысты Microsoft корпорациясының дамуы тіпті кейбір артықшылықтарға ие.
