Кестелердегі үлкен массивтермен жұмыс істеу ыңғайлы болу үшін олар әрқашан белгілі бір критерий бойынша реттелуі керек. Сонымен қатар, нақты мақсаттар үшін кейде барлық деректер массиві қажет емес, тек жеке сызықтар. Сондықтан көптеген ақпаратпен шатастырмау үшін деректерді оңтайландыру және басқа нәтижелерден сүзу қажет. Microsoft Excel бағдарламасындағы деректерді сұрыптау және сүзу жолдарын білейік.
Қарапайым деректерді сұрыптау
Сұрыптау Microsoft Excel бағдарламасында жұмыс істеген кезде ең ыңғайлы құралдардың бірі болып табылады. Сонымен бірге, бағандардың ұяшықтарындағы деректерге сәйкес кестенің жолдарын алфавиттік ретпен реттеуге болады.
Microsoft Excel бағдарламасындағы деректерді сұрыптау «Редакциялау» құралдар тақтасындағы таспаның «Үй» қойындысында орналасқан «Сұрыптау және сүзу» батырмасы арқылы орындалуы мүмкін. Бірақ, алдымен, сұрыптайтын бағандағы кез келген ұяшықты басу керек.
Мысалы, төмендегі кестеде қызметкерлерді әліпби бойынша сұрыптау керек. Біз «Аты» бағанының кез келген ұяшығына кіріп, «Сұрыптау және сүзу» батырмасын басыңыз. Аттар алфавиттік түрде сұрыптау үшін, пайда болатын тізімнен «А-дан Z-ге сұрыптау» тармағын таңдаңыз.
Көріп отырғаныңыздай, кестедегі барлық деректер әліпбилік атаулар тізіміне сәйкес орналасқан.
Сұрыптауды кері тәртіпте орындау үшін сол мәзірде Сұрыптау түймешігін Z-дан А-ға дейін таңдаңыз.
Тізім кері тәртіпте қайта құрылды.
Айта кету керек, бұл сұрыптау тек мәтіндік деректер форматымен көрсетілген. Мысалы, сан пішімі көрсетілгенде, «Ең төменгіден ең жоғарыға дейін» (және керісінше) сұрыптауы көрсетіледі және күн пішімі көрсетілгенде «Ескіден жаңа» (және керісінше).
Таңдамалы сұрыптау
Алайда, көрсетілгендей, сұрыптаудың белгілі бір түрімен бірдей адамның аттары бар деректер ауқымның кез-келген тәртібімен реттеледі.
Ал аттарды әліпби бойынша сұрыптау керек болса, не істеу керек, мысалы, егер атау сәйкес келсе, деректерді күні бойынша реттеңіз? Мұны істеу үшін, сондай-ақ басқа да функцияларды пайдалану үшін, сол мәзірдегі «Сұрыптау және сүзу» бөлімінде «Өзгертпелі сұрыптау ...» тармағына өту керек.
Содан кейін сұрыптау параметрлері терезесі ашылады. Егер сіздің үстеліңізде тақырыптар бар болса, онда осы терезеде «Менің деректерім бар тақырыптар» тарауының жанындағы құсбелгі бар екенін ескеріңіз.
«Бағана» өрісінде сұрыпталатын бағанның атауы көрсетіледі. Біздің жағдайда бұл «Аты» бағаны. «Сұрыптау» өрісінде мазмұнның қандай түрі сұрыпталатыны көрсетіледі. Төрт нұсқасы бар:
- Құндылықтар;
- Ұяшық түсі;
- Қаріптің түсі;
- Ұяшық белгішесі
Бірақ, көп жағдайда «Мəндер» элементі пайдаланылады. Ол әдепкі бойынша орнатылады. Біздің жағдайда бұл тармақты да қолданамыз.
«Тапсырыс» бағанында деректердің орналасу тәртібін көрсету керек: «А-дан Z» немесе керісінше. Мәнін «A to Z» мәнін таңдаңыз.
Осылайша бағаналардың біреуі бойынша сұрыптауды орнаттық. Сұрыптауды басқа бағанда теңшеу үшін «Қосу деңгей» батырмасын басыңыз.
Тағы бір өріс пайда болады, ол басқа баған бойынша сұрыптау үшін толтырылуы керек. Біздің жағдайда «Күн» бағанында. Осы ұяшықтарда күн пішімі орнатылғандықтан, «Тапсырыс» өрісінде «А-дан Z» емес, «Ескіден жаңа» немесе «Жаңадан ескіке дейін» мәндерін орнатамыз.
Сонымен қатар, осы терезеде қажет болған жағдайда басқа бағандар бойынша сұрыптауға болады. Барлық параметрлер аяқталғаннан кейін «OK» батырмасын басыңыз.
Көріп отырғанымыздай, қазір біздің үстелде барлық деректер, ең алдымен, қызметкердің аты бойынша, содан кейін төлем мерзіміне қарай сұрыпталады.
Бірақ, бұл таңдамалы сұрыптаудың барлық ерекшеліктері емес. Қажет болса, осы терезеде сұрыптау бағандармен емес, жолдармен реттеуге болады. Ол үшін «Параметрлер» батырмасын басыңыз.
Ашық терезеде сұрыптау параметрлерін ауыстырып қосқышты «Range lines» позициясына «Range columns» позициясына жылжытыңыз. «OK» батырмасын басыңыз.
Алдыңғы мысалға ұқсас, сұрыптау үшін деректерді енгізуге болады. Деректерді енгізіңіз және «OK» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, осыдан кейін бағандар енгізілген параметрлерге сәйкес кері қайтарылады.
Әрине, біздің үстелге мысал ретінде алынған, бағандардың орналасқан жерін өзгерту арқылы пайдалану әсіресе пайдалы емес, бірақ кейбір кестелер үшін бұл сұрыптау өте ыңғайлы болуы мүмкін.
Сүзгі
Сонымен қатар, Microsoft Excel бағдарламасында деректер сүзгісі функциясы бар. Ол сізге көрінетін деректерді ғана көруге мүмкіндік береді және қалғанын жасырады. Қажет болса, жасырын деректер әрқашан көрінетін режимге қайтарылуы мүмкін.
Бұл функцияны пайдалану үшін кестенің кез-келген ұяшығына (және жақсырақ тақырыпта) баса береміз, «Редакциялау» құралдар тақтасындағы «Сұрыптау және сүзу» батырмасын басыңыз. Бірақ, осы жолы пайда болатын мәзірде «Сүзгі» тармағын таңдаңыз. Сіз сондай-ақ осы әрекеттердің орнына Ctrl + Shift + L пернелер тіркесімін баса аласыз.
Көріп отырғаныңыздай, барлық бағандардың аттары бар ұяшықтарда төменгі үшбұрыш жазылған квадрат түрінде белгіше пайда болды.
Сүзгіге келетін бағандағы осы белгішені басыңыз. Біздің жағдайда біз атаумен сүзуге шешім қабылдадық. Мысалға, деректерді тек қызметкер Николаевтен қалдыру керек. Сондықтан, біз барлық басқа жұмысшылардың аттарынан шоқты алып тастайық.
Процедура аяқталғаннан кейін «OK» батырмасын басыңыз.
Көріп отырғанымыздай, кестеде Николаевтың қызметкері ғана бар сызықтар болды.
Тапсырманы қиындатып, үстелге тек 2016 жылдың III тоқсанында Николаевқа қатысты деректер қалдырыңыз. Ол үшін «Күн» ұяшығындағы белгішені нұқыңыз. Ашылған тізімде «Май», «Маусым» және «Октябрь» айларынан бастап, үшінші тоқсанға қатысты емес, «OK» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, бізге қажет деректер ғана бар.
Сүзгіні нақты бағанда алып тастау және жасырын деректерді көрсету үшін осы бағанның атауы бар ұяшықта орналасқан белгішені қайтадан басыңыз. Ашылатын мәзірде «Сүзгіні жою ...» тармағын таңдаңыз.
Егер кестеге сәйкес сүзгіні тұтастай қалпына келтіргіңіз келсе, таспаның «Сұрыптау және сүзу» батырмасын басу керек және «Тазалау» тармағын таңдаңыз.
Егер сүзгіні толығымен алып тастау қажет болса, онда оның іске қосылуында сол мәзірде «Сүзгі» элементін таңдаңыз немесе пернетақтада пернелер тіркесімін Ctrl + Shift + L пернелер тіркесімін теріңіз.
Бұдан басқа, «Сүзгі» функциясын қосқаннан кейін, кесте тақырыбындағы ұяшықтағы тиісті белгішені басқаннан кейін, пайда болған мәзірде сұрыптау функциялары бар екенін атап өткен жөн: «А-дан А-ға сұрыптау» , «Z-дан А-ға дейін сұрыптау» және «Түс бойынша сұрыптау».
Тәжрибе: Microsoft Excel бағдарламасында автоматты сүзгіні пайдалану
Ақылды үстел
Сұрыптау және сүзу сіз жұмыс істеп жатқан деректер аймағын «ақылды үстел» деп атау арқылы іске қосылуы мүмкін.
Ақылды кестені жасаудың екі жолы бар. Олардың бірін қолдану үшін кестенің бүкіл аумағын таңдаңыз және Басты қойындысындағы Пішімде Кесте таспасы ретінде орналасқан түймешікті басыңыз. Бұл батырма Стилдер құралдар тақтасында орналасқан.
Содан кейін ашылатын тізімдегі сүйікті стильдердің бірін таңдаңыз. Кестенің таңдау функциясы кестенің функциясына әсер етпейді.
Осыдан кейін, кестенің координаттарын өзгерте алатын диалогтық терезе ашылады. Бірақ, егер сіз бұрын таңдалған аймақты дұрыс таңдасаңыз, онда ештеңе жасалмауы керек. Ең бастысы, «Тақырыптар кестесі» параметрінің жанындағы белгі бар екенін ескеру керек. Содан кейін, «OK» батырмасын басыңыз.
Егер сіз екінші әдісті қолдансаңыз, онда кестенің бүкіл аумағын таңдауыңыз керек, бірақ бұл жолы «Кірістіру» қойындысына өтіңіз. Мұнда «кестелер» құралының лентасында «Кесте» батырмасын басу керек.
Осыдан кейін, соңғы рет секілді, үстелді орналастырудың координаттарын өзгерте алатын терезе ашылады. «OK» батырмасын басыңыз.
Ақылды кестені жасағанда қандай әдіс қолдансаңыз да, сіз кестемен аяқталады, қақпақтардың ұяшықтарында бұрын сипатталған сүзгі белгішелері орнатылады.
Бұл белгішені басқанда, «Сорт және сүзу» түймешігі арқылы стандартты түрде сүзгіні іске қосқан кездегі барлық функциялар бірдей болады.
Сабақ: Microsoft Excel-те кестені қалай құруға болады
Көріп отырғандай, сұрыптау және сүзгілеу құралдары дұрыс қолданылған кезде пайдаланушыларға кестелермен жұмыс істеуді айтарлықтай жеңілдетеді. Әсіресе, кестеде өте үлкен деректер массиві болған жағдайда оларды қолдану мәселесі маңызды.
