PDF пішімі оқу және басып шығару үшін ең танымал құжат форматтарының бірі болып табылады. Сондай-ақ, оны редакциялау мүмкіндігі жоқ ақпарат көзі ретінде пайдалануға болады. Сондықтан, нақты мәселе - басқа форматтағы файлдарды PDF-ге түрлендіру. Белгілі Excel электрондық кестесін PDF-ге қалай аударуға болатынын білейік.
Excel түрлендіру
Егер бұрын Excel бағдарламасын PDF пішіміне түрлендіру үшін, сіз үшінші тарап бағдарламаларын, қызметтерін және қосымшаларын пайдаланып, содан кейін Microsoft Excel бағдарламасында түрлендіру үрдісін тікелей орындауға болатын 2010 нұсқасынан шығарды.
Ең алдымен, біз түрлендіретін парақтың ұяшық аймағын таңдаңыз. Содан кейін «Файл» қойындысына өтіңіз.
«Басқаша сақтау» түймесін басыңыз.
Файлды сақтау терезесі ашылады. Ол қатты дискідегі қалтаны немесе файл сақталатын алынатын тасымалдағышты көрсетуі керек. Қаласаңыз, файл атауын өзгертуге болады. Содан кейін, «Файл түрі» параметрін ашыңыз және пішімдердің үлкен тізімінен PDF пәрменін таңдаңыз.
Осыдан кейін қосымша оңтайландыру параметрлері ашылады. Қосқышты қалаған күйге орнату арқылы екі параметрдің бірін таңдауға болады: «Стандартты өлшем» немесе «Ең аз». Бұдан басқа, «Файлды жариялаудан кейін ашу» жанындағы құсбелгіні қойып, конвертациялау процесі аяқталғаннан кейін файл автоматты түрде басталатынын тексересіз.
Басқа параметрлерді орнату үшін «Параметрлер» батырмасын басу керек.
Осыдан кейін параметрлер терезесі ашылады. Ол нақты түрде белгіленуі мүмкін, файлдың қай бөлігін түрлендіреді, құжаттар мен тегтердің қасиеттерін байланыстырады. Бірақ, көбіне, бұл параметрлерді өзгертудің қажеті жоқ.
Барлық сақтау параметрлері жасалған кезде «Сақтау» түймешігін басыңыз.
Файл PDF-ге аударылады. Кәсіби тілде бұл форматқа көшу процесі басылым деп аталады.
Конверттеу аяқталғаннан кейін, дайын файлмен кез келген басқа PDF құжатымен бірдей жасауға болады. Егер сақтау параметрлерін жариялаудан кейін файлды ашу қажеттігін көрсеңіз, ол әдепкіде орнатылған PDF қарау құралында автоматты түрде іске қосылады.
Қосымшаларды пайдалану
Өкінішке орай, Microsoft Excel бағдарламасының 2010 нұсқасына дейін Excel-ге PDF түрлендіруге арналған құралы жоқ. Бағдарламаның ескі нұсқалары бар пайдаланушыларға не істеу керек?
Мұны істеу үшін, Excel бағдарламасында, конвертке арналған арнайы қондырманы орнатуға болады, ол браузерлердегі плагиндер сияқты әрекет етеді. Көптеген PDF бағдарламалары Microsoft Office бағдарламаларында реттелетін қондырмаларды орнатуды ұсынады. Осындай бағдарламалардың бірі - Foxit PDF.
Осы бағдарламаны орнатқаннан кейін Microsoft Excel мәзірінде «Foxit PDF» деп аталатын қойынды пайда болады. Файлды түрлендіру үшін құжатты ашу және осы қойындыға өту қажет.
Бұдан кейін таспада орналасқан «PDF жасау» батырмасын басу керек.
Коммутаторды пайдаланып, үш түрлендіру режимінің біреуін таңдау керек терезе ашылады:
- Барлық жұмыс кітабы (кітапты толық түрлендіру);
- Таңдау (таңдалған ұяшықтар ауқымын қайта құру);
- Парақтар (таңдалған парақтарды түрлендіру).
Түрлендіру режимін таңдағаннан кейін «PDF-ға түрлендіру» («PDF-ге түрлендіру») батырмасын басыңыз.
Аяқталған PDF файлы орналастырылатын қатты диск каталогын немесе алынбалы медианы таңдау қажет терезе ашылады. Содан кейін «Сақтау» батырмасын басыңыз.
Excel құжаты PDF түрлендіріледі.
Үшінші тарап бағдарламалары
Енді Microsoft Office бағдарламасы компьютерде орнатылмаған болса, Excel файлын PDF пішіміне түрлендірудің бар-жоқтығын көрейік. Бұл жағдайда құтқаруға үшінші тараптың қосымшалары келуі мүмкін. Олардың көбісі виртуалды принтер қағидаты бойынша жұмыс істейді, яғни физикалық принтерге емес, PDF құжатына басып шығару үшін Excel файлын жібереді.
Бұл бағытта файлдарды түрлендіру үдерісі үшін ең қолайлы және қарапайым бағдарламалардың бірі - PDF Converter үшін FoxPDF Excel. Осы бағдарламаның интерфейсі ағылшын тілінде болғанына қарамастан, барлық әрекеттер өте қарапайым және интуитивті. Төмендегі нұсқаулар бағдарламада жұмыс істеуді оңайырақ етеді.
FoxPDF Excel кейін PDF Converter орнатылды, бұл бағдарламаны іске қосыңыз. «Excel файлдарын қосу» құралдар тақтасындағы сол жақ батырманы басыңыз («Excel файлдарын қосу»).
Осыдан кейін қатты дискіде немесе алынбалы медиада түрлендіргісі келетін Excel файлдарын табу қажет терезе ашылады. Конверсияның бұрынғы әдістерінен айырмашылығы, бұл параметр жақсы, себебі ол бірнеше файлды бір уақытта қосуға мүмкіндік береді, сондықтан топтық конверсияны жүзеге асырады. Сонымен, файлдарды таңдап, «Ашу» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, осы файлдардың атауы FoxPDF Excel бағдарламасының негізгі терезесінде PDF Converter бағдарламасын көрсетеді. Түрлендіруге дайын файлдардың атауларымен бірге кенелер бар екенін ескеріңіз. Егер құсбелгі қойылмаса, онда түрлендіру процедурасын бастағаннан кейін, құсбелгісі алынып тасталған файл түрленбейді.
Әдепкі бойынша, айналдырылған файлдар арнайы қалтада сақталады. Егер сіз оларды басқа жерге сақтағыңыз келсе, сақтаудың мекенжайы бар өрістің оң жағындағы батырманы басыңыз және қалаған каталогты таңдаңыз.
Барлық параметрлер аяқталған кезде, конвертация процесін бастауға болады. Ол үшін бағдарламаның терезесінің төменгі оң жақ бұрышындағы PDF логотипі бар үлкен түймені басыңыз.
Осыдан кейін, конвертация орындалады және дайын файлдарды өзіңіз пайдалана аласыз.
Интернеттегі қызметтерді пайдалану арқылы түрлендіру
Excel файлдарын PDF пішіміне жиі ауыстырмасаңыз және осы процедура үшін компьютерге қосымша бағдарламалық жасақтаманы орнатқыңыз келмесе, сізге арнайы онлайн қызметтерінің қызметтерін пайдалануға болады. Көпшілікке танымал SmallPDF сервисінің үлгісін пайдалана отырып Excel бағдарламасын Excel бағдарламасына қалай түрлендіруге болатынын қарастырайық.
Осы сайттың басты бетіне шыққаннан кейін «Excel to PDF» мәзірінің тармағын басыңыз.
Оң жақ бөлікке түскеннен кейін Excel файлын Windows Explorer шолғышының ашық терезесінен тиісті өріске шолғыш терезесіне сүйреңіз.
Файлды басқаша түрде қосуға болады. Қызметтегі «Файлды таңдау» батырмасын басыңыз және ашылатын терезеде түрлендіргісі келетін файлды немесе файлдарды таңдаңыз.
Осыдан кейін қайта құру процесі басталады. Көп жағдайда бұл көп уақытты қажет етпейді.
Айырбастау аяқталғаннан кейін, барлық файлдарды жүктеп алуыңыз қажет. «Файлды жүктеу» батырмасын басу арқылы аяқталған PDF-файлды компьютерге жүктеңіз.
Онлайн қызметтердің басым көпшілігінде конвертация дәл сол алгоритмнен тұрады:
Көріп отырғаныңыздай, Excel файлын PDF пішіміне түрлендірудің төрт нұсқасы бар. Олардың әрқайсысының өз артықшылықтары мен кемшіліктері бар. Мысалы, мамандандырылған утилиталарды пайдалану арқылы пакеттік файлды түрлендіруді жүзеге асыруға болады, бірақ бұл үшін сізге қосымша бағдарламалық жасақтаманы орнатып, интернетті түрлендіру қажет, сізде Интернет байланысы болуы керек. Сондықтан, әрбір пайдаланушы өзінің мүмкіндіктері мен қажеттіліктерін ескере отырып, қалай пайдалануға болатындығын шешеді.
