Excel бағдарламасында жұмыс істегенде, кейбір кестелер өте әсерлі өлшемге жетеді. Бұл құжаттың өлшемі артып, кейде тіпті он мегабайтқа дейін жететініне әкеледі. Excel жұмыс кітабының салмағын жоғарылату қатты дискіде орын алатын кеңістіктің көлемін ұлғайтуға ғана емес, сонымен қатар, одан да маңызды, онда әртүрлі әрекеттер мен процестердің орындалу жылдамдығының баяулауына алып келеді. Басқаша айтқанда, мұндай құжатпен жұмыс жасағанда, Excel баяулайды. Сондықтан мұндай кітаптардың мөлшерін оңтайландыру және азайту мәселесі өзекті болып қалады. Excel бағдарламасындағы файл өлшемін қалай азайтуға болатынын көрейік.
Кітап көлемін азайту тәртібі
Кеңейтілген файлды оңтайландыру бір уақытта бірнеше бағыт бойынша болуы керек. Көптеген пайдаланушылар болжай алмайды, бірақ көбінесе Excel жұмыс кітабында қажетсіз ақпарат көп. Файл кішкентай болса, оған ешкім ерекше мән бермейді, бірақ егер құжат ауыр болып кетсе, оны барлық мүмкін параметрлермен оңтайландыру қажет.
1-әдіс: жұмыс ауқымын азайту
Жұмыс диапазоны Excel бағдарламасы әрекеттерді есте сақтайтын аумақ болып табылады. Құжатты қайта есептеу кезінде бағдарлама жұмыс кеңістігінің барлық ұяшықтарын қайта есептейді. Бірақ ол әрдайым пайдаланушы жұмыс істейтін ауқымға сәйкес келмейді. Мысалы, кестенің төменгі жағында орналасқан кездейсоқ орнатылмаған кеңістік жұмыс ауқымының өлшемін осы кеңістік орналасқан элементке дейін кеңейтеді. Есептелгенде, Excel әр кезде бос ұяшықтардың тобын өңдейді. Келіңіздер, осы мәселені нақты кестенің мысалында түзете аласыз.
- Алдымен оңтайландырудан бұрын оның салмағын қарап, рәсімнен кейін не болатындығын салыстырыңыз. Бұл ойындыға жылжу арқылы орындалуы мүмкін «Файл». Бөлімге өтіңіз «Толығырақ». Ашылған терезенің оң жағында кітаптың негізгі қасиеттері көрсетілген. Сипаттардың бірінші элементі - құжаттың өлшемі. Көріп отырғанымыздай, біздің жағдайда бұл 56,5 килобайт.
- Ең алдымен, парақтың шынайы жұмыс аймағы пайдаланушының нақты мұқтаждығынан ерекшеленетінін білуіңіз керек. Бұл өте оңай. Біз кестенің кез-келген ұяшығына айналамыз және пернелер тіркесімін тереміз Ctrl + End. Excel бағдарламасы бағдарлама жұмыс кеңістігінің соңғы элементі деп есептейтін соңғы ұяшыққа жылжиды. Көріп отырғанымыздай, біздің нақты жағдайымызда бұл 913383 жолы. Кесте шын мәнінде тек алғашқы алты жолға ие екенін ескере отырып, 913377 желісі, шын мәнінде, файлдың өлшемін арттырып қана қоймай, пайдасыз жүктеме екенін көрсетеді. Кез-келген әрекетті орындау кезінде бағдарламаның бүкіл ауқымын үнемі қайта санау, құжатта жұмысты баяулатады.
Әрине, шын мәнінде, жұмыс ауқымы мен Excel біреуінің арасындағы осындай үлкен айырмашылық өте сирек кездеседі және біз түсінікті болу үшін осындай көп санды алдық. Дегенмен кейде парақтың бүкіл аймағы жұмыс аймағы деп есептелетін жағдайлар да бар.
- Бұл мәселені шешу үшін, бірінші бос және парақтың ең соңына дейін барлық сызықтарды жою қажет. Мұны істеу үшін кестенің төменгі жағында орналасқан бірінші ұяшықты таңдаңыз және пернелер тіркесімін теріңіз Ctrl + Shift + Төмен көрсеткі.
- Көріп отырғаныңыздай, содан кейін бірінші бағанның барлық элементтері таңдалған ұяшықтан бастап кестенің соңына дейін таңдалған. Содан кейін тінтуірдің оң жақ түймешігімен мазмұнды нұқыңыз. Ашылған мәтінмәндік мәзірде элементті таңдаңыз «Жою».
Көптеген пайдаланушылар батырманы басу арқылы жоюға тырысады. Жою пернетақтада, бірақ бұл дұрыс емес. Бұл әрекет ұяшықтардың мазмұнын тазартады, бірақ оларды өздері жоймайды. Сондықтан, біздің жағдайда бұл көмектеспейді.
- Бөлімді таңдағаннан кейін «Жою ...» контекстік мәзірде кішкентай ұяшықтарды жою терезесі ашылады. Біз оны позицияға ауыстырдық «Жол» батырмасын басыңыз «ОК».
- Таңдалған ауқымның барлық жолдары жойылды. Терезенің жоғарғы сол жақ бұрышындағы дискет белгішесін басу арқылы кітапты қайтадан сақтаңыз.
- Енді бізге қалай көмектескенін көрейік. Кестедегі кез-келген ұяшықты таңдап, төте жолды теріңіз Ctrl + End. Көріп отырғаныңыздай, Excel кестенің соңғы ұяшығын таңдады, яғни енді парақтың жұмыс кеңістігінің соңғы элементі.
- Енді біз секцияға көшеміз «Толығырақ» қойындылар «Файл»біздің құжаттың салмағы қаншалықты азайғанын анықтау. Көріп отырсыздар, қазір 32,5 Кбайт. Естеріңізге сала кетейік, оңтайландыру рәсіміне дейін оның мөлшері 56,5 Кбайт болды. Осылайша, ол 1,7 есеге азайған. Бірақ бұл жағдайда басты жетістік файл салмағының азайып кетпеуі, алайда бағдарлама қазір қолданылмайтын диапазонды қайта санаудан босатылып, құжаттың өңдеу жылдамдығын едәуір арттырады.
Егер кітапта сіз жұмыс істейтін бірнеше парақ болса, олардың әрқайсысымен ұқсас процедураны орындауыңыз қажет. Бұл құжаттың көлемін одан әрі азайтады.
2-әдіс: артық пішімдеуді жою
Excel құжатының ауырлығын жасайтын тағы бір маңызды фактор - артық форматтау. Бұл әр түрлі қаріптерді, шекараларды, сандық пішімдерді пайдалануды қамтуы мүмкін, бірақ ең алдымен түрлі түстермен жасушаларды толтыруға қатысты. Сондықтан, файлды пішімдеуден бұрын, екі рет ойлануыңыз керек және мұны істеудің қажеті бар ма, жоқ па, соны істей аласыз.
Бұл, әсіресе үлкен көлемде болатын ақпараттың үлкен көлемі бар кітаптарға қатысты. Пішімдеуді кітапқа қосу оның салмағын бірнеше есе арттыра алады. Сондықтан, шын мәнінде қажет болса, пішімдеуді қолдану үшін құжаттағы ақпараттың көрінісі мен файл өлшемі арасындағы «алтын ортаны» таңдау керек.
Пішімдеуге, салмаққа байланысты тағы бір фактор, кейбір пайдаланушылар ұяшықтарды «маржамен» пішімдеуді қалайды. Яғни, олар кестенің өзі ғана емес, сонымен қатар кестенің соңына дейін, тіпті кестеге жаңа жолдарды қосқанда, оларды әр уақытта қайта пішімдеудің қажеті жоқ екендігін күткен кезде, кестенің өзі ғана емес, сонымен қатар оның ауқымын да пішімдейді.
Бірақ жаңа жолдар қашан қосылатыны және қанша қосылатыны белгісіз, және осындай алдын-ала пішімдеу арқылы файлды қазір де жасайсыз, бұл да осы құжатпен жұмыс істеу жылдамдығына теріс әсер етеді. Сондықтан, кестеде қамтылмаған бос ұяшықтарға пішімдеуді қолданған болсаңыз, оны міндетті түрде алып тастауыңыз керек.
- Ең алдымен, деректер ауқымымен төменде орналасқан барлық ұяшықтарды таңдауыңыз қажет. Ол үшін тік сызық панеліндегі бірінші бос жолдың нөмірін нұқыңыз. Бүкіл сызық ерекшеленеді. Содан кейін біз білетін ыстық пернелер тіркесімін пайдаланыңыз. Ctrl + Shift + Төмен көрсеткі.
- Осыдан кейін кесте бөлігінің астындағы жолдардың бүкіл ауқымы деректермен толтырылады. Қойындыда болу «Үй» белгішені нұқыңыз «Таза»ол құралдар блогында таспада орналасқан Өңдеу. Кішкене мәзір ашылады. Ондағы позицияны таңдаңыз «Пішімдерді тазалау».
- Таңдалған ауқымның барлық ұяшықтарынан кейін осы пішімдеу жойылады.
- Сонымен қатар, кестедегі қажетсіз пішімдеуді жоюға болады. Мұны істеу үшін, біз пішімдеуді минималды пайдалы деп қарастыратын жеке ұяшықтарды немесе ауқымды таңдаймыз, түймені басыңыз. «Таза» Таспада және тізімнен элементті таңдаңыз «Пішімдерді тазалау».
- Көріп отырғаныңыздай, кестенің таңдалған ауқымындағы пішімдеу толығымен жойылды.
- Осыдан кейін біз осы ауқымға сәйкес келетін кейбір пішімдеу элементтеріне оралайық: шекаралар, сандық пішімдер және т.б.
Жоғарыда көрсетілген қадамдар Excel жұмыс кітабының өлшемін едәуір азайтуға және оның жұмысын тездетуге көмектеседі. Бірақ құжатты оңтайландыруға уақыт жұмсаудан гөрі, пішімдеуді бастапқыда тек шынайы және қажетті жерде ғана пайдалану жақсы.
Сабақ: Excel кестелерін пішімдеу
3-әдіс: сілтемелерді жою
Кейбір құжаттарда құндылықтар тартылатын сілтемелер өте көп. Бұл олардың жұмыс жылдамдығын айтарлықтай баяулатуы мүмкін. Басқа кітаптарға сыртқы сілтемелер бұл шоуға әсіресе қатты әсер етеді, бірақ ішкі байланыстар жылдамдыққа теріс әсер етеді. Егер сілтеме ақпарат алатын ақпарат көзі үнемі жаңартылмаса, яғни әдеттегі мәндері бар ұяшықтардағы анықтама мекенжайларын ауыстыру мағынасы бар. Бұл құжатпен жұмыс істеу жылдамдығын арттырады. Байланыстың немесе мәннің нақты ұяшықта екендігін көре аласыз, элементті таңдағаннан кейін формула жолында болады.
- Сілтемелері бар аймақты таңдаңыз. Қойындыда болу «Үй»батырмасын басыңыз «Көшіру» ол параметрлер тобындағы таспада орналасқан «Айырбас буфері».
Немесе ауқымын таңдағаннан кейін, ыстық пернелер тіркесімін қолдануға болады. Ctrl + C
- Деректерді көшіргеннен кейін, аумақтан таңдауды алып тастамаңыз, бірақ оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз. Мәтінмәндік мәзір іске қосылды. Бұл блокта «Ендіру параметрлері» белгішені басу керек «Мәндер». Көрсетілген цифрлармен пиктограмма ұқсайды.
- Содан кейін таңдалған аймақтағы барлық сілтемелер статистикалық мәндермен ауыстырылады.
Бірақ, Excel жұмыс кітабын оңтайландырудың бұл параметрі әрқашан қолайлы емес екенін еске түсіру керек. Ол түпнұсқа дереккөзіндегі деректер динамикалық болмаған кезде ғана қолданыла алады, яғни уақыт өзгермейді.
4-әдіс: пішім өзгерісі
Файл өлшемін едәуір азайтудың тағы бір жолы - оның пішімін өзгерту. Бұл әдіс басқа адамдарға кітапты қысу үшін көбірек көмектесе алады, дегенмен, жоғарыда аталған опцияларды бірге қолдану керек.
Excel бағдарламасында бірнеше «native» файл пішімдері бар - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls пішімі Excel 2003 бағдарламасының және бұрынғы нұсқасының негізгі кеңейтімі болды. Қазірдің өзінде ескірген, бірақ, дегенмен, көптеген қолданушылар әлі де қолданыста. Сонымен қатар, ескі файлдармен жұмыс істеу үшін көп жылдар бұрын тіпті қазіргі заманғы форматтардың жетіспеушілігінен туындаған жағдайларда да бар. Excel құжаттарының кейінгі нұсқаларын өңдеу әдістерін білмейтін көптеген үшінші тарап бағдарламаларының бұл кеңейтілімді кітаптармен жұмыс істеуі туралы айтудың қажеті жоқ.
Xls кеңейтімі бар кітабының қазіргі заманғы негізгі Excel нұсқасын пайдаланатын xlsx пішімінің заманауи аналогынан гөрі әлдеқайда үлкен екенін атап өткен жөн. Ең алдымен, бұл xlsx файлдары, шын мәнінде, қысылған мұрағат болып табылады. Сондықтан xls кеңейтімін пайдалансаңыз, бірақ кітаптың салмағын азайтқыңыз келсе, онда оны xlsx пішімінде сақтау арқылы ғана жасауға болады.
- Құжатты xls пішімінен xlsx пішіміне түрлендіру үшін қойындыға өтіңіз «Файл».
- Ашылған терезеде бөлімге бірден назар аударыңыз «Толығырақ»онда құжаттың салмағы қазіргі уақытта 40 Кб екендігі көрсетілген. Содан кейін атауды нұқыңыз «Басқаша сақтау ...».
- Сақтау терезесі ашылады. Егер қаласаңыз, онда жаңа каталогқа өтуге болады, бірақ көптеген пайдаланушылар үшін жаңа құжатты көзі бар бір жерде сақтау ыңғайлы. Егер қажет болса, кітаптың атауы «Файл аты» өрісінде өзгертілуі мүмкін, бірақ бұл міндетті емес. Бұл үрдістегі ең маңыздысы - бұл далаға қою «Файл түрі» мағынасы «Excel жұмыс кітабы (.xlsx)». Осыдан кейін түймесін басуға болады «ОК» терезенің төменгі жағында.
- Сақталғаннан кейін бөлімге өтіңіз «Толығырақ» қойындылар «Файл», салмағы азайғанын көру үшін. Көріп отырғанымыздай, конверсия процедурасынан бұрын, ол қазіргі уақытта 40 Кбайтқа қарсы 13,5 Кб құрайды. Яғни қазіргі заманғы форматта бір ғана сақтау кітабымызды үш есе қысқартуға мүмкіндік берді.
Сонымен қатар, Excel бағдарламасында тағы бір заманауи xlsb пішімі немесе екілік кітап бар. Онда құжат бинарлық кодтауда сақталады. Бұл файлдар xlsx кітаптарынан да аз. Оған қоса, оларда жазылған тіл Excel бағдарламасына ең жақын. Сондықтан, кез-келген басқа кеңейтумен салыстырғанда мұндай кітаптармен жылдам жұмыс істейді. Сонымен қатар, берілген форматтың кітабы функционалдылық және түрлі құралдарды қолдану мүмкіндігі (пішімдеу, функциялар, графика және т.б.) xlsx пішімінен кем емес және xls пішімінен асып кетеді.
Xlsb Excel бағдарламасының әдепкі пішімі болмағандықтан, бұл үшінші тарап бағдарламалары онша жұмыс істемейді. Мысалы, Excel бағдарламасынан ақпаратты 1С бағдарламасына экспорттау қажет болса, бұл xlsx немесе xls құжаттарымен жасалуы мүмкін, бірақ xlsb емес. Бірақ, үшінші тарап бағдарламасына деректерді беруді жоспарламасаңыз, құжатты xlsb пішімінде қауіпсіз сақтауға болады. Бұл құжат көлемін азайтуға және ондағы жұмыс жылдамдығын арттыруға мүмкіндік береді.
Xlsb кеңейтімінде файлды сақтау рәсімі xlsx кеңейтімі үшін жасағанымызға ұқсас. Қойындысындағы «Файл» элементке басыңыз «Басқаша сақтау ...». Ашылған терезеде өрісте «Файл түрі» опцияны таңдау қажет «Excel екілік жұмыс кітабы (* .xlsb)». Содан кейін түймесін басыңыз. «Сақтау».
Біз құжаттың салмағын бөлімде қарастырамыз. «Толығырақ». Көріп отырғаныңыздай, ол одан да азайып кетті және қазір тек 11,6 Кбайт.
Қорытындылай келе, егер сіз форматта файлмен жұмыс жасасаңыз, оның өлшемін азайтудың ең тиімді жолы - қазіргі xlsx немесе xlsb пішімдерінде қайта сақтау. Егер сіз осы файл кеңейтімдерін пайдаланып жатсаңыз, олардың салмағын азайту үшін, жұмыс кеңістігін дұрыс теңшеуіңіз, қажетсіз пішімдеуді және қажетсіз сілтемелерді жоюыңыз қажет. Сіз барлық әрекеттерді күрделі орындаған кезде ең үлкен қайтарымды аласыз және өзіңізді бір ғана опциямен шектемеңіз.
