Ыңғайлылық үшін, Outlook электрондық пошта клиенті пайдаланушыларға кіретін хабарларға автоматты түрде жауап беру мүмкіндігін ұсынады. Бұл кіріс электрондық поштаға жауап ретінде бірдей жауапты жіберу қажет болса, поштамен жұмысты айтарлықтай жеңілдетуі мүмкін. Сонымен қатар, автоматты түрде жауап беру барлық кіріс және іріктеу үшін конфигурациялануы мүмкін.
Егер сізде осындай мәселеге тап болсаңыз, онда бұл нұсқа сізге поштамен жұмысты жеңілдетуге көмектеседі.
Осылайша, Outlook 2010 нұсқасында автоматты түрде жауап беруді теңшеу үшін үлгі жасау керек, содан кейін тиісті ережені теңшеу керек.
Автоматты жауап үлгісін жасау
Ең басынан бастап бастаймыз - жауап алушыларға жіберілетін хат үлгісін дайындаймыз.
Біріншіден, жаңа хабарды жасаңыз. Мұны орындау үшін «Үй» қойындысында «Хабарды жасау» түймешігін басыңыз.
Мұнда мәтінді енгізіп, қажет болса оны пішімдеу қажет. Бұл мәтін жауап хабарында қолданылады.
Енді мәтінмен жұмыс аяқталғаннан кейін «Файл» мәзіріне өтіп, «Басқаша сақтау пәрменін» таңдаңыз.
Сақтау элементінің терезесінде «Файл түрі» тізімінде «Outlook Template» тармағын таңдап, біздің үлгі атын енгізіңіз. Енді «Сақтау» түймесін басу арқылы үнемдеуді растаймыз. Енді жаңа хабар терезесі жабылуы мүмкін.
Бұл Autoresponse үлгіні құруды аяқтайды және ережені орнатуды жалғастыра аласыз.
Кіріс хабарларға автоматты түрде жауап беру ережесін жасаңыз
Жаңа ережені жылдам жасау үшін негізгі Outlook терезесіндегі Басты қойындысына өтіңіз және Жылжыту тобында Ережелер түймешігін басыңыз, содан кейін Ережелер мен хабарландыруларды басқару элементін таңдаңыз.
Мұнда «Жаңа ...» түймесін басып, жаңа ереже жасау үшін шеберге барыңыз.
«Бос ережеден бастау» бөлімінде «Мен қабылдаған хабарларға арналған ережені қолдану» тармағын таңдап, «Келесі» түймесін басу арқылы келесі қадамға өтіңіз.
Бұл кезеңде, әдетте, ешқандай жағдайды таңдау қажет емес. Дегенмен, жауапты барлық кіріс хабарларға емес, теңшеу керек болса, құсбелгілерді белгілеу арқылы қажетті шарттарды таңдаңыз.
Содан кейін тиісті батырманы басу арқылы келесі қадамға өтіңіз.
Егер сіз қандай да бір шарттарды таңдап алмасаңыз, Outlook сізге барлық кіретін электрондық хаттарға қатысты ереже қолданылатынын ескертеді. Бізге қажет болған жағдайда, «Ия» түймесін басу арқылы немесе «Жоқ» түймешігін басып, шарттарды орнатыңыз.
Осы қадамда біз хабармен әрекетті таңдаймыз. Кіріс хабарларына автоматты жауап беруді орнатқанымыздан бері «Көрсетілген үлгі арқылы жауап беріңіз» деген қоршауды тексереміз.
Терезенің төменгі жағында қалаған үлгіні таңдау керек. Мұны істеу үшін «Specified Template» сілтемесін нұқып, үлгіні таңдауды жалғастырыңыз.
Хабар үлгісін құру кезеңінде сіз жолды өзгертпесіз және әдепкі бойынша бәрін қалдырсаңыз, онда осы терезеде «Файл жүйесіндегі үлгілерді» таңдау жеткілікті және тізімде пайда болған үлгі пайда болады. Әйтпесе, «Шолу» түймешігін басып, файлды хабар үлгісімен сақтаған қалтаны ашыңыз.
Қажетті әрекет таңдалса және үлгі файлы таңдалса, келесі қадамға өтуіңізге болады.
Мұнда сіз ерекше жағдайларды орната аласыз. Яғни, автоматты жауаптар жұмыс істемейтін жағдайлар. Қажет болса, қажетті шарттарды таңдап, оларды реттеңіз. Автоматты түрде жауап беру ережесінде ешқандай ерекшеліктер болмаса, «Келесі» түймесін басу арқылы соңғы қадамға өтіңіз.
Шын мәнінде мұнда ештеңені конфигурациялаудың қажеті жоқ, сондықтан сіз «Аяқтау» түймешігін бірден баса аласыз.
Енді конфигурацияланған шарттар мен ерекшеліктерге байланысты Outlook бағдарламасы кіріс электрондық хаттарға жауап ретінде шаблонды жібереді. Дегенмен, ереже шебері сеанс кезінде әр алушыға бір реттік автоматты түрде жауап береді.
Яғни Outlook бағдарламасын іске қосқаннан кейін сеанс басталады. Бағдарламадан шығу кезінде ол аяқталады. Осылайша, Outlook жұмыс істеп тұрғанда, бірнеше хабар жіберген адресатқа қайталанатын жауап болмайды. Сеанс барысында Outlook автоматты түрде қайта жіберуден аулақ болуға мүмкіндік беретін автоматты жауап жіберілген пайдаланушылар тізімін жасайды. Бірақ, Outlook бағдарламасын жауып, қайтадан кірсеңіз, бұл тізім қалпына келтіріледі.
Кіретін хабарларға автоматты түрде жауап беруді өшіру үшін «Ережелер мен ескертулерді басқару» терезесінде автоматты түрде жауап беру ережесін алып тастаңыз.
Бұл нұсқаулықты пайдалана отырып, Outlook 2013 және одан кейінгі нұсқаларында авто-жауапты теңшеуге болады.
