Кез келген бағдарламада жасалған дайын құжатты басып шығармас бұрын, ол басып шығаруға қалай қарайтынын алдын-ала қарастырыңыз. Өйткені, оның бір бөлігі басып шығару аймағына түспейді немесе дұрыс көрсетілмеуі мүмкін. Осы мақсаттарда Excel бағдарламасында алдын-ала қарау сияқты құрал бар. Келіңіздер, оған қалай кіру керектігін және онымен қалай жұмыс істеу керектігін білейік.
Сондай-ақ, қараңыз: MS Word бағдарламасында алдын ала қарау
Алдын ала қарауды пайдалану
Алдын ала қараудың басты ерекшелігі, оның терезесінде құжатты басып шығарудан кейінгідей, сонымен қатар пагинациямен көрсетілетін болады. Егер сіз көрсеткен нәтиже пайдаланушыға қанағаттанбаса, Excel жұмыс кітабын дереу өңдей аласыз.
Excel 2010 үлгісіндегі алдын-ала қараумен жұмыс істеуді қарастырыңыз. Осы бағдарламаның кейінгі нұсқаларында осы құралды пайдаланудың ұқсас алгоритмі бар.
Алдын ала қарау аймағына өтіңіз
Ең алдымен, алдын-ала қарау аймағына қалай өту керектігін түсінейік.
- Ашық Excel жұмыс кітабының терезесінде қойындыға өтіңіз «Файл».
- Содан кейін бөлімге өтіңіз «Басып шығару».
- Ашылатын терезенің оң жағында құжатты басып шығаруда пайда болатын пішінде көрсетілетін алдын ала қарау аумағы болады.
Сондай-ақ, осы әрекеттердің барлығын қарапайым пернелер тіркесімен ауыстыруға болады. Ctrl + F2.
Бағдарламаның ескі нұсқаларында алдын-ала қарауға өтіңіз
Бірақ Excel 2010 бағдарламасында ертеректегі нұсқаларында алдын ала қарау бөліміне көшу заманауи әріптестерге қарағанда біршама ерекшеленеді. Осы жағдайларды алдын-ала қарау аймағын ашудың алгоритмін қысқаша қарастырайық.
Excel 2007 бағдарламасында алдын ала қарау терезесіне өту үшін мына қадамдарды орындаңыз:
- Логотипті басыңыз Microsoft Office іске қосылған бағдарламаның жоғарғы сол жақ бұрышында.
- Ашық мәзірде меңзерді элементке жылжытыңыз «Басып шығару».
- Оң жақта блокта қосымша әрекеттер тізімі ашылады. Онда сіз элементті таңдауыңыз керек «Алдын ала көру».
- Содан кейін, бөлек қойындыда алдын ала қарау терезесі ашылады. Жабу үшін үлкен қызыл батырманы басыңыз. «Жабуды алдын ала қарау терезесі».
Excel 2003 бағдарламасындағы алдын ала қарау терезесіне ауысу алгоритмі Excel 2010 және одан кейінгі нұсқалардан әлдеқайда ерекшеленеді, бірақ бұл қарапайым.
- Ашық бағдарлама терезесінің көлденең мәзірінде элементке басыңыз «Файл».
- Ашылатын тізімде элементті таңдаңыз «Алдын ала көру».
- Осыдан кейін алдын ала қарау терезесі ашылады.
Алдын ала қарау режимдері
Алдын ала қарау аймағында құжаттың алдын ала қарау режимдерін ауыстыруға болады. Бұл терезенің төменгі оң жақ бұрышындағы екі түймені пайдаланып жасалуы мүмкін.
- Сол жақ батырманы басқанда «Өрістерді көрсету» құжаттың өрістері көрсетіледі.
- Курсорды қажетті өріске жылжытып, қажет болса, сол жақ тінтуір түймесін ұстап, оның шекараларын көбейте немесе азайтып, оларды басып шығару үшін редакциялай аласыз.
- Өрістердің дисплейін өшіру үшін, дисплейін қосқан бірдей түймешікті қайта басыңыз.
- Оң жақ алдын ала қарау режимі түймесі - «Бетке қиыстыру». Оны басқаннан кейін, бет басып шығаруда болатын алдын ала қарау аймағындағы өлшемдерді алады.
- Бұл режимді өшіру үшін сол түймешікті қайтадан басыңыз.
Құжатты навигациялау
Құжат бірнеше беттен тұратын болса, онда әдепкі бойынша, олардың тек біреуі алдын ала қарау терезесінде бірден көрінеді. Ағымдағы бет нөмірі алдын ала қарау аймағынан төмен және Excel жұмыс кітабындағы беттердің жалпы саны оның оң жағында.
- Алдын ала қарау аймағында қажетті бетті көру үшін оның нөмірін пернетақта арқылы енгізіп, батырманы басыңыз ENTER.
- Келесі бетке өту үшін бет нөмірлеуінің оң жағында орналасқан бұрышты оң жақ бұрышты басу керек.
Алдыңғы бетке өту үшін бет нөмірлеуінің сол жағында орналасқан сол жаққа бағытталған үшбұрышты нұқыңыз.
- Кітапты толығымен көру үшін, меңзерді терезенің оң жақ шетінде орналасқан жылжыту жолағына қоюға болады, тінтуірдің сол жақ батырмасын басып тұрып, құжатты толығымен көрмейінше курсорды төмен қарай сүйреңіз. Сонымен қатар, сіз төменде орналасқан батырманы пайдалана аласыз. Ол жылжыту жолағының астында орналасқан және төменге бағытталған үшбұрыш болып табылады. Бұл белгішені тінтуірдің сол жақ түймешігімен басқан сайын, бет бір бетке ауысады.
- Сол сияқты, құжаттың басына өтуге болады, бірақ мұны айналдыру жолағын жоғары көтеру немесе айналдыру жолының үстінде орналасқан үшбұрыш түріндегі белгішені басу керек.
- Сонымен қатар, пернетақта шарлау пернелерін пайдаланып, алдын ала қарау аймағындағы құжаттың нақты беттеріне өтуге болады:
- Жоғары көрсеткі - құжаттың бір бетіне жылжытыңыз;
- Төмен көрсеткі - құжаттың бір бетіне жылжытыңыз;
- Соңы - құжаттың соңына көшу;
- Үйі - құжаттың басына барыңыз.
Кітапты өңдеу
Алдын-ала қарау барысында құжаттағы кез-келген қателерді, қателерді немесе дизайнмен қанағаттанбасаңыз, Excel жұмыс кітабын редакциялау керек. Егер құжаттың мазмұнын түзету қажет болса, яғни ол құрамында болса, онда қойындыға оралуыңыз қажет «Үй» қажетті өңдеу әрекеттерін жасаңыз.
Егер құжаттың сыртқы түрін тек басып шығару қажет болса, онда бұл блокта жасалуы мүмкін «Орнату» бөлім «Басып шығару»ол алдын ала қарау аймағының сол жағында орналасқан. Мұнда беттің бағытын немесе масштабтауды өзгертуге болады, егер ол бір баспа парағына сәйкес болмаса, шеттерді реттеңіз, құжатты көшіріп, қағаз өлшемін таңдап, басқа әрекеттерді орындаңыз. Қажетті редакциялау манипуляциясы жасалғаннан кейін құжатты басып шығаруға жібере аласыз.
Сабақ: Excel бағдарламасында бетті қалай басып шығаруға болады
Көріп отырғаныңыздай, Excel бағдарламасындағы алдын ала қарау құралы көмегімен құжатты принтерге басып шығармас бұрын басып шығарылғанда не көрінетінін көруге болады. Егер көрсетілген нәтиже пайдаланушы қабылдағысы келетін жалпыға сәйкес келмесе, ол кітапты өңдей алады және оны басып шығаруға жібереді. Осылайша, басып шығару үшін уақыт пен шығыс материалдары (тонер, қағаз және т.б.) сақталады, сол себепті бірдей құжатты бірнеше рет басып шығару қажет болса, экран мониторын.
