Ашылмалы тізімдерді жасау кестелерді толтыру барысында опцияны таңдау кезінде уақытты үнемдеуге ғана емес, сонымен қатар қате деректерді қате енгізуден қорғауға мүмкіндік береді. Бұл өте ыңғайлы және практикалық құрал. Excel бағдарламасында оны қалай іске қосуды және оны қалай қолдану керектігін, сондай-ақ оны өңдеудің кейбір басқа да нышандарын біліп көрейік.
Ашылмалы тізімдерді пайдалану
Ашылмалы немесе айтылғандай, ашылмалы тізімдер көбіне кестелерде қолданылады. Олардың көмегімен сіз кесте массивіне енгізілген мәндер ауқымын шектей аласыз. Олар мәндерді тек алдын ала дайындалған тізімнен енгізуді таңдауға мүмкіндік береді. Бұл бір уақытта деректерді енгізу процедурасын жылдамдатады және қателерден қорғайды.
Жасау рәсімі
Ең алдымен, ашылмалы тізімді қалай жасау керектігін анықтайық. Мұны істеудің ең оңай жолы - бұл құрал «Деректерді тексеру».
- Ашылмалы тізімді орналастыру жоспарланатын ұяшықтарда кесте жиымының бағанын таңдаңыз. Қойындыға жылжытыңыз «Деректер» батырмасын басыңыз «Деректерді тексеру». Ол блокта локализацияланған. «Деректермен жұмыс істеу».
- Құрал терезесі басталады. «Мәндерді тексеру». Бөлімге өтіңіз «Параметрлер». Облыста «Деректер түрі» тізімнен таңдаңыз «Тізім». Бұдан кейін далаға көшіңіз «Көз». Мұнда тізімде пайдалану үшін элементтер тобын көрсету қажет. Бұл аттарды қолмен енгізуге болады немесе олар басқа жерде Excel құжатында орналастырылған болса, олармен байланыса аласыз.
Қолмен енгізу таңдалса, әрбір тізім элементі аймаққа нүктелі үтір арқылы енгізілуі керек (;).
Егер сіз бұрыннан бар кестелер жиынынан деректерді тартып алғыңыз келсе, ол орналасқан жердегі параққа (егер ол басқа орналасқан болса), жүгіргіні аймаққа қойыңыз «Көз» Деректерді тексеру терезелері, содан кейін тізім орналасқан ұяшықтар массасын таңдаңыз. Әрбір жеке ұяшықтың бөлек тізім элементі орналасқаны маңызды. Осыдан кейін көрсетілген ауқымның координаттары аймақта пайда болуы керек «Көз».
Байланыс орнатудың тағы бір жолы - атау тізімімен массив тағайындау. Деректер мәндері көрсетілетін ауқымды таңдаңыз. Формула жолының сол жағында аттар кеңістігі. Әдепкі бойынша, ауқым таңдалған кезде бірінші таңдалған ұяшықтың координаттары көрсетіледі. Біз, біздің мақсаттарымыз үшін, қарапайым деп санайтын атауды енгізіңіз. Атауға қойылатын негізгі талаптар: кітаптың ішінде бірегей, кеңістік жоқ және міндетті түрде хатпен басталады. Енді бұл атаумен бұрын анықталған ауқым анықталатын болады.
Енді аймақтағы деректерді тексеру терезесінде «Көз» сипатты орнату қажет "="содан кейін атауды енгізгеннен кейін, біз ауқымға тағайындалады. Бағдарлама ат пен массив арасындағы байланысты бірден анықтайды және онда орналасқан тізімді шығарады.
Бірақ егер ол смарт үстелге айналдырылса, тізімді пайдалану әлдеқайда тиімді болады. Мұндай кестеде мәндерді өзгерту оңай болады, осылайша тізім элементтерін автоматты түрде өзгертеді. Осылайша, бұл ауқым іздеу кестесіне айналады.
Ауқымды ақылды үстелге айналдыру үшін оны таңдап, оны қойындыға жылжытыңыз «Үй». Онда біз батырманы басамыз «Пішім ретінде кесте»ол блокқа таспаға салынған «Стильдер». Үлкен топ стилі ашылады. Белгілі бір стилді таңдау кестенің функционалдығына әсер етпейді, сондықтан біз олардың кез-келгенін таңдаймыз.
Осыдан кейін таңдалған массивтің мекен-жайы бар шағын терезе ашылады. Егер таңдау дұрыс жасалса, онда ештеңені өзгерту қажет емес. Біздің диапазонда ешқандай тақырып жоқ, элемент болғандықтан «Тақырыптар кестесі» белгілер болмауы керек. Сіздің ісіңізде ерекше болса да, атау мүмкін болады. Сондықтан біз тек батырманы басуымыз керек. «ОК».
Осы ауқым үстел ретінде пішімделетін болады. Егер сіз оны таңдасаңыз, аты автоматты түрде оған тағайындалған атты өрісінде көруге болады. Бұл атауды аймаққа енгізу үшін қолдануға болады. «Көз» деректерді растау терезесінде бұрын сипатталған алгоритмді қолданыңыз. Егер сіз басқа атауды қолданғыңыз келсе, оны тек есім кеңістігіне теру арқылы ауыстыра аласыз.
Егер тізім басқа кітапқа орналастырылса, оны дұрыс көрсету үшін, функцияны қолдануыңыз қажет FLOSS. Көрсетілген оператор мәтіндік пішіндегі парақ элементтеріне «супер-абсолютті» сілтемелерді қалыптастыруға арналған. Іс жүзінде, іс жүзінде сипатталған жағдайларда, тек қана өрісінде іс жүзінде орындалады «Көз» таңбадан кейін "=" оператордың атауын көрсету керек - «DVSSYL». Осыдан кейін, ауқымның мекен-жайы, оның ішінде кітаптың аты мен парағы, осы функцияның дәлелі ретінде жақшада көрсетілуі керек. Шын мәнінде, төмендегі суретте көрсетілгендей.
- Осы сәтте осы батырманы басу арқылы рәсімді аяқтауға болады. «ОК» Деректерді тексеру терезесінде, бірақ қаласаңыз, пішінді жақсартуға болады. Бөлімге өтіңіз «Кіріс хабарлары» деректерді тексеру терезесі. Бұл жерде «Хабар» Пайдаланушылар көре алатын мәтінді тізім элементінде ашылмалы тізіммен апару арқылы жаза аласыз. Біз қажетті деп есептейтін хабарды жазып жатырмыз.
- Содан кейін бөлімге өтіңіз «Қате туралы хабар». Бұл жерде «Хабар» Дұрыс емес деректерді енгізуге тырысқан кезде, яғни ашылмалы тізімнен жоғалған кез-келген деректерді пайдаланушы байқайтын мәтінді енгізе аласыз. Облыста «Көрініс» Ескертумен бірге болатын белгішені таңдауға болады. Хабардың мәтінін енгізіп, нұқыңыз «ОК».
Сабақ: Excel бағдарламасында ашылмалы тізімді қалай жасауға болады
Операцияларды орындау
Енді, жоғарыда біз құрған құралмен жұмыс істеу әдісін көрейік.
- Егер жүгіргіні ашылмалы тізім қолданылған парақтың кез келген элементіне орнатсаңыз, деректерді тексеру терезесінде бұрын енгізілген ақпараттық хабарды көреміз. Сонымен қатар, ұяшықтың оң жағында үшбұрыш белгішесі пайда болады. Бұл тізім элементтерін таңдау үшін қызмет етеді. Біз бұл үшбұрышты басамыз.
- Оны басқаннан кейін тізім нысандарының мәзірі ашылады. Ол деректерді тексеру терезесі арқылы бұрын енгізілген барлық элементтерді қамтиды. Біз қажетті деп санайтын опцияны таңдаймыз.
- Таңдалған опция ұяшықта көрсетіледі.
- Егер ұяшыққа тізімде жоқ қандай да бір мәнді енгізуге тырысатын болсақ, бұл әрекет бөгет болады. Сонымен қатар, егер деректерді тексеру терезесінде ескерту хабары енгізілген болса, ол экранда көрсетіледі. Ескерту терезесінде түймені басу қажет. «Болдырмау» және дұрыс деректерді енгізудің келесі әрекеті.
Осылайша, қажет болса, бүкіл кестені толтырыңыз.
Жаңа элемент қосу
Ал егер әлі де жаңа элемент қосу қажет болса, не істеу керек? Бұл әрекеттер деректерді тексеру терезесіндегі тізімді қалай жасағаныңызға байланысты: қолмен енгізілген немесе кесте жиынынан алынған.
- Егер тізімді қалыптастыру үшін кесте кестенің массивінен алынған болса, онда оған өтіңіз. Ұяшық ауқымын таңдаңыз. Егер бұл ақылды кесте емес, жай деректер ауқымы болса, онда алаптың ортасында жолды енгізу керек. Егер сіз «ақылды» кестені қолдансаңыз, онда бұл жағдайда төменде көрсетілген бірінші жолда қажетті мәнді енгізу жеткілікті және бұл жол дереу кесте жиымына қосылады. Бұл жоғарыда айтылған ақылды үстелдің артықшылығы.
Бірақ әдеттегі диапазонды пайдаланып, біз күрделі іспен айналысамыз деп ойлаймыз. Сонымен, көрсетілген массивтің ортасындағы ұяшықты таңдаңыз. Яғни, бұл ұяшықтың үстінде және оның астында басқа массив сызықтары болуы керек. Белгіленген фрагментті тінтуірдің оң жақ түймешігімен басамыз. Мәзірде опцияны таңдаңыз «Қою ...».
- Терезе басталады, онда сіз кірістіру нысанын таңдауыңыз керек. Параметрді таңдаңыз «Жол» батырмасын басыңыз «ОК».
- Сондықтан бос жол қосылады.
- Біз оған ашылмалы тізімде көрсетілетін мәнді енгіземіз.
- Осыдан кейін, ашылмалы тізімнің орналасқан кесте жиегіне ораламыз. Жиымдағы кез-келген ұяшықтың оң жағындағы үшбұрышты бассаңыз, біз қажетті мән бар тізім элементтеріне қосылды. Енді, қаласаңыз, оны кесте элементіне енгізу үшін оны таңдай аласыз.
Бірақ мәндер тізімі жеке кестеден емес, қолмен енгізілген болса, не істеу керек? Бұл жағдайда элементті қосу үшін өз әрекеттерінің алгоритмі бар.
- Элементтері орналасқан ашылмалы тізімнің бүкіл кестелік ауқымын таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Деректер» батырмасын тағы бір рет басыңыз «Деректерді тексеру» топта «Деректермен жұмыс істеу».
- Кіруді тексеру терезесі басталады. Бөлімге жылжытыңыз «Параметрлер». Көріп отырғанымыздай, мұндағы барлық параметрлер бұрынғыдай орнатқанымыздай. Біз бұл жағдайда аймаққа қызығушылық танытамыз «Көз». Біз сол нүктеге үтірмен бөлінген тізімге қосамыз (;) ашылмалы тізімде көргіміз келетін мән немесе мәндер. Қосқаннан кейін біз басасыз «ОК».
- Енді кесте жиынынан ашылмалы тізімді ашсаңыз, онда қосылған құнды көреміз.
Элементті жою
Тізім элементін алып тастау қосымша ретінде дәл сол алгоритмге сәйкес орындалады.
- Деректер кесте жиымынан алса, онда осы кестеге өтіп, мән жойылған ұяшыққа оң жақ түймешікпен басыңыз, ол жойылуы керек. Мәтінмәндік мәзірде опциядағы таңдауды тоқтатыңыз «Жою ...».
- Ұяшықтарды жою терезесі ашылған кезде біз көргендей бірдей. Мұнда біз қайтадан қосқышты орнына орнаттық «Жол» басыңыз «ОК».
- Кесте жиымынан жол, біз көріп отырғандай, жойылады.
- Енді кестеге қайтып, онда ашылатын тізім бар ұяшықтар орналасқан. Кез-келген ұяшықтың оң жағындағы үшбұрышты басамыз. Ашылған тізімде жойылған элементтің жоқтығын көреміз.
Деректерді тексеру терезесіне мәндерді қосымша кестенің көмегімен қолмен қосу керек болса, не істеу керек?
- Ашылмалы тізіммен кесте ауқымын таңдап, мәндерді тексеру үшін терезеге барыңыз, бұған дейін жасағанымыздай. Көрсетілген терезеде бөлімге өтіңіз «Параметрлер». Облыста «Көз» курсормен жойғыңыз келетін мәнді таңдаңыз. Содан кейін түймесін басыңыз Жою пернетақтада.
- Элемент жойылғаннан кейін, нұқыңыз «ОК». Енді кестедегі алдыңғы нұсқаны көргендей, бұл ашылмалы тізімде болмайды.
Толық жою
Сонымен қатар, ашылмалы тізім толық жойылуы керек жағдайлар бар. Егер Сізге енгізілген деректердің сақталуы маңызды емес болса, онда жою өте қарапайым.
- Ашылмалы тізім орналасқан бүкіл жиынды таңдаңыз. Қойындыға жылжытыңыз «Үй». Белгішені басыңыз «Таза»ол блокқа таспаға салынған Өңдеу. Ашылатын мәзірде позицияны таңдаңыз «Барлығын тазалау».
- Бұл әрекет таңдалғанда, парақтың таңдалған элементтеріндегі барлық мәндер жойылады, пішімдеу жойылады, сонымен қатар, тапсырманың негізгі мақсаты қол жетімді болады: ашылмалы тізім жойылады және енді кез келген мәндерді ұяшықтарға қолмен енгізуіңізге болады.
Сонымен қатар, егер пайдаланушы енгізілген деректерді сақтауды қажет етпесе, ашылмалы тізімді жоюдың тағы бір мүмкіндігі бар.
- Бос ұяшықтар ауқымын таңдаңыз, ол ашылмалы тізіммен жиым элементтерінің ауқымына тең. Қойындыға жылжытыңыз «Үй» сонда біз белгішені басамыз «Көшіру»ол облыстағы таспаға локализацияланған «Айырбас буфері».
Сондай-ақ, осы әрекеттің орнына сіз тінтуірдің оң жақ түймешігімен көрсетілген фрагментті баса аласыз және опцияны тоқтата аласыз «Көшіру».
Таңдаудан кейін түймешіктер жиынтығын қолдану оңайырақ Ctrl + C.
- Бұдан кейін, ашылмалы элементтер орналасқан кесте жиынының фрагментін таңдаңыз. Біз батырманы басамыз Қоюқойындыдағы таспадағы локализацияланған «Үй» бөлімде «Айырбас буфері».
Екінші параметр - таңдауды тінтуірдің оң жағымен басу және опциядағы таңдауды тоқтату Қою топта «Ендіру параметрлері».
Ақырында, қажетті ұяшықтарды ғана белгілеп, түймелер тіркесімін теруге болады. Ctrl + V.
- Жоғарыда аталғандардың кез-келгені үшін мәндер мен ашылмалы тізімдер бар ұяшықтардың орнына мүлдем таза фрагмент салынатын болады.
Қажет болса, сол сияқты бос жолды емес, деректермен көшірілген фрагментті кірістіре аласыз. Ашылмалы тізімдердің жетіспеушілігі - тізімде жоқ деректерді қолмен енгізе алмайсыз, бірақ оны көшіруіңізге және қоюыңызға болады. Бұл жағдайда деректерді тексеру жұмыс істемейді. Сонымен қатар, біз білетініміздей, ашылмалы тізімнің құрылымы жойылады.
Көбінесе, ашылмалы тізімді алып тастау қажет, бірақ сонымен бірге, енгізілген мәндерді және пішімдеуді қалдырыңыз. Бұл жағдайда көрсетілген толтыру құралын жою үшін неғұрлым дұрыс әрекеттер жасалуы керек.
- Ашылмалы тізімнің элементтері орналасқан бүкіл фрагментті таңдаңыз. Қойындыға жылжытыңыз «Деректер» белгішені нұқыңыз «Деректерді тексеру»ол еске түсірсек, топтағы таспаға жазылған «Деректермен жұмыс істеу».
- Белгілі енгізуді тексеру терезесі ашылады. Көрсетілген құралдың кез-келген бөлімінде болу үшін, біз бір әрекетті орындауымыз керек - батырманы басыңыз. «Барлығын тазалау». Ол терезенің төменгі сол жақ бұрышында орналасқан.
- Осыдан кейін, деректерді тексеру терезесі жоғарғы жақтың оң жақ бұрышындағы стандартты жабу түймесін басу арқылы крест түрінде немесе батырмамен басылады «ОК» терезенің төменгі жағында.
- Содан кейін ашылмалы тізім бұрын орналастырылған ұяшықтардың кез-келгенін таңдаңыз. Көріп отырғандай, элементті таңдағанда, не ұяшықтың оң жағындағы тізімге қоңырау шалатын үшбұрыш жоқ. Бірақ, сонымен бірге, пішімдеу және тізіммен енгізілген барлық мәндер өзгеріссіз қалды. Бұл тапсырманы сәтті орындағанымызды білдіреді: біз қажет емес құрал жойылған, бірақ оның жұмысының нәтижелері өзгеріссіз қалды.
Көріп отырғаныңыздай, ашылмалы тізім кестеге деректерді енгізуді жеңілдетеді, сондай-ақ дұрыс емес мәндерді енгізуді болдырмайды. Бұл кестелерді толтырған кезде қателер санын азайтады. Егер қандай да бір мәнді қосу керек болса, онда әрдайым өңдеу процедурасын орындауға болады. Өңдеу параметрі жасау әдісіне байланысты болады. Кестені толтырғаннан кейін, сіз мұны қажет етпей, ашылмалы тізімді алып тастай аласыз. Көптеген пайдаланушылар кестені деректермен толтыру бойынша жұмыстарды аяқтағаннан кейін де қалдыруды қалайды.
